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Actividades de los vendedores

Una de las actividades que tiene el vendedor en Regente es la confección de la nota de venta o comprobante.
La misma le va a permitir dejar asentado lo acordado con el cliente para utilizar a modo de presupuesto (si es política de la organización y bajo términos específicos) y/o dejar asentados todos los detalles para que el cajero y/o el analista de crédito continúe con el proceso de venta.

• En un escenario típico, los vendedores de salón generalmente comparten los puestos en donde se puede utilizar el sistema. Es por eso que lo mejor es, al inicio de la jornada, iniciar sesión en Regente en cada uno de esos puestos, con un usuario genérico/anónimo (Regente, en su instalación predeterminada, tiene el usuario "vendedor", con clave "vendedor" con un perfil típico para esta actividad). Más adelante, al crear la nota de venta el usuario podrá identificarse y registrarse como operador de esa venta.
• Inmediatamente luego de iniciar sesión al inicio de la jornada, se elige el menú "Clientes - Facturas" y luego clic en "Nuevo".
• En ese momento aparece el formulario de carga de notas de venta que es el que quedará visible durante toda la jornada en los puestos de venta.
• Más allá de que el vendedor puede utilizar este módulo simplemente para consultar precios sin cargar nada, a continuación se detalla lo que hay que tener en cuenta para confeccionar la nota de venta.

Pasos para la nota de venta

• Para completar una nota de venta (que eventualmente en futuros pasos del proceso podrá convertirse por ejemplo en un comprobante fiscal como una factura - pasos en los cuales el vendedor ya no está involucrado), hay que tener en cuenta las partes de la misma:
  • Cabecera (Cliente)
  • Detalle (Productos)
  • Condición de venta (Efectivo, Tarjeta, Cuenta corriente, mixto)
  • Otros datos
  • Pie
• Cada una de esas partes puede ser cargada de forma dinámica e interactiva, sin respetar un orden en particular (por ejemplo puede ocurrir que el vendedor sólo se dedique a agregar y quitar productos para analizar distintos precios y que si el cliente se decide recién ahí modifica la cabecera, luego de haber cargado los productos en el detalle), pero a los efectos de su comprensión se puede seguir la siguiente secuencia lógica:
  • A) Establecer cliente - B) cargar productos - C) indicar condición de venta - D) grabar.
• El formulario tiene validaciones tales que al grabar se advierte si hay algún dato faltante.
• A) Establecer cliente:
  Predeterminadamente el formulario ya tiene cargado el cliente "consumidor final". Según la política de la empresa, se podrán hacer comprobantes a consumidor final (con el cliente anónimo) bajo ciertas restricciones: por ejemplo, si la venta es al contado, no supera un cierto mínimo y la entrega de la mercadería es inmediata, podría ser que el sistema admita una nota de venta bajo esas condiciones.
  • Si hay que cargar un cliente, hay que hacer clic donde se encuentra el cliente consumidor final cargado para que aparezca un buscador.
  • Directamente en el buscador puede escribirse tanto el nro de cliente como el nro de documento. Luego de un enter el sistema indica si el cliente existe en el sistema.
  • Sino puede utilizarse la búsqueda alfabética o se puede dar de alta al cliente.
• B) Cargar productos:
  • Presionando F2 o haciendo clic en el botón "Articulos" es posible buscar productos tipeando su nro., su código de barras o su nombre. Adicionalmente se pueden utilizar y combinar otros criterios.
  • En el resultado de la búsqueda, es posible ver una fila por artículo que satisface el criterio: en cada uno aparece su precio, la existencia actual, el valor por cuota, etc.
  • Con doble clic es posible seleccionarlo para agregarlo al comprobante. Es posible que al seleccionar el artículo, el sistema sugiera agregarle al mismo alguna garantía extendida.
  • Esta operación se puede repetir e ir agregando productos al formulario. Predeterminadamente se cargan con cantidad 1 y puede modificarse.
  • En todo momento, a medida que se agregan o modifican datos de productos, el sistema muestra en números grandes el total general.
  • En cada fila, tanto el nombre del artículo como su precio pueden ser modificados por el vendedor. De todos modos es posible que, según restricciones por política de la organización, el comprobante quede en un estado de pendiente de autorización si hay cambios con respecto a los valores predeterminados de cada producto.
  • Además dela búsqueda con la pantalla que aparece ante F2, siempre es posible agregar una fila y en la primer columna tipear el id de artículos o el código de barras (o pasar el producto por un scanner de códigos de barra) para cargarlo directamente.
• C) Indicar condición de venta:
  • Presionando F7 o haciendo clic en el botón "Cond. Venta" es posible cargar la condición de venta. Básicamente se trata de un detalle en el cual hay que cargar tipos de pago con sus montos hasta completar el total del comprobante.
    Por ejemplo, para una venta de 1000 pesos puede establecerse que el cliente lo va a pagar de esta manera: en efectivo 200 pesos, con tarjeta de débito 250 pesos y el saldo a cuenta corriente con vencimiento a 30 días.
  • Hay tipos de pago en los que sólo se requiere cargar el propio tipo de pago y el monto (caso Efectivo).
  • Hay tipos de pago que requieren más detalles. Por ejemplo si se trata de una tarjeta de crédito, además hay que indicar con qué plan se va a hacer el pago y en cuántas cuotas.
  • Tanto para el tipo de pago, como para el plan (si se requiere) y la cant. de cuotas (si se requiere) se utilizan buscadores.
  • Podría suceder que una cierta condición de venta afecte al total del comprobante. Por ejemplo podría ocurrir que se elige un plan con tarjeta en 6 cuotas y que eso tiene un recargo del 10%. En ese caso el monto del comprobante se va a ver aumentado por ese interés. También podría ocurrir que un cierto plan produzca una bonificación sobre el monto total del comprobante.
• D) Grabar:
  • Presionando F9 o haciendo clic en Grabar la nota de venta queda registrada. El sistema le asigna un id único de comprobante que puede verse arriba a la izquierda.

Luego de haber grabado un comprobante, el sistema le asigna un id. Ese comprobante puede ser modificado cuantas veces sea necesario por el vendedor así que no es preciso esperar a terminar de confeccionarlo para grabar, se puede grabar con F9 en cualquier momento el proceso.
Una vez que ha quedado como se desea, un proceso típico, si es que la venta se ha realizado, sería anotarle en un papel tipo ticket el id de comprobante al cliente y solicitarle que pase por caja. El proceso de venta continúa bajo la responsabilidad del cajero, quien es que va a transformar eventualmente esa nota de venta en una factura. Ver las actividades de los cajeros.

Otras Consideraciones

• Recargos y descuentos: más allá de los recargos o descuentos que automáticamente pueden surgir a raíz de utilizar ciertas condiciones de venta, es posible cargar recargos y descuentos de tres maneras diferentes:
  (en cualquiera de los tres casos y sobretodo para la bonificación, el cambio puede estar sujeto a autorización)
  • Recargo / descuento global: donde se encuentra el botón "Rec/Desc global", a la derecha hay un cuadro de texto en el cual es posible agregar un porcentaje (en negativo o positivo) y luego ENTER: se agrega una fila de recargo o descuento sobre el total.
  • Recargo / descuento por fila: hay que hacer clic en el botón "Rec/Desc". Se trata de un botón tipo switch: presionándolo varias veces seguidas puede verse como se oculta o visualiza una columna en los detalles (la columna rec/desc). Dejando visible esa columna se puede hacer clic y en la fila del producto que se desea recargar o bonificar es posible tipear un porcentaje (en negativo o positivo) y luego ENTER. El precio unitario del producto va a verse modificado en ese porcentaje y se agrega una leyenda concatenada al nombre del producto indicando el porcentaje. Este porcentaje no queda registrado en la fila sino que el precio unitario queda modificado como si el usuario lo hubiese editado y lo hubiese modificado.
  • Recargo / descuento por modificación directa del precio unitario: el precio unitario normalmente es editable, así que puede modificarse.
• Tipo de entrega: es probable que al grabar, el sistema solicite al vendedor cargar cuáles van a ser las condiciones de entrega de esta venta.
  La condición de entrega se establece a nivel de comprobante, no por cada producto. Sin embargo como la entrega efectivamente sí puede hacerse por producto, siempre es posible realizar combinaciones. Por ejemplo, sea una venta de un colchón y dos almohadas. El cliente desea llevarse las almohadas. En ese caso la condición de entrega es que la mercadería va a reparto pero antes de que se retire el cliente se genera un remito sobre las almohadas y se las entrega al cliente. De esa manera lo único que va a reparto de todo el comprobante es lo que se encuentra pendiente de entrega, es decir, el colchón (ya que las almohadas quedaron marcadas como entregadas).
  Las opciones de entrega son:
  • Mostrador:
  • A retirar:
  • A reparto:
  • Lista de casamiento:

Estados del comprobante

• Los estados posibles de un comprobante son: P (el comprobante está ok como presupuesto o como nota de venta y no requiere de permisos especiales para imprimir fiscal), A (pendiente de autorizar), R (mercadería en reserva) e I (impreso fiscal: ya es una factura).
  • Luego de grabar un comprobante, si las políticas de venta cargadas en el sistema lo permiten, el mismo va a quedar en estado "P". Eso significa que, si se trata de una venta, se puede continuar avanzando con el proceso: por ejemplo el vendedor puede darle un ticket con el id de comprobante al cliente e invitarlo a dirigirse a la caja (luego continúa con las activiades de cajeros).

Consejos para situaciones particulares

• Notas de crédito: indicar que lo preferible es enviar a cuenta corriente. Indicar que se puede duplicar de un comp. Indicar que se requiere de un permiso.
• Cheque: a cuenta corriente primero.

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