Actividades de los vendedores

Una de las actividades que tiene el vendedor en Regente es la confección de la nota de venta o comprobante.
La misma le va a permitir dejar asentado lo acordado con el cliente para utilizar a modo de presupuesto (si es política de la organización y bajo términos específicos) y/o dejar asentados todos los detalles para que el cajero y/o el analista de crédito continúe con el proceso de venta.

• En un escenario típico, los vendedores de salón generalmente comparten los puestos en donde se puede utilizar el sistema. Es por eso que lo mejor es, al inicio de la jornada, iniciar sesión en Regente en cada uno de esos puestos, con un usuario genérico/anónimo (Regente, en su instalación predeterminada, tiene el usuario "vendedor", con clave "vendedor" con un perfil típico para esta actividad). Más adelante, al crear la nota de venta el usuario podrá identificarse y registrarse como operador de esa venta.
• Inmediatamente luego de iniciar sesión al inicio de la jornada, se elige el menú "Clientes - Facturas" y luego clic en "Nuevo".
• En ese momento aparece el formulario de carga de notas de venta que es el que quedará visible durante toda la jornada en los puestos de venta.
• Más allá de que el vendedor puede utilizar este módulo simplemente para consultar precios sin cargar nada, a continuación se detalla lo que hay que tener en cuenta para confeccionar la nota de venta.

Pasos para la nota de venta

• Para completar una nota de venta (que eventualmente en futuros pasos del proceso podrá convertirse por ejemplo en un comprobante fiscal como una factura - pasos en los cuales el vendedor ya no está involucrado), hay que tener en cuenta las partes de la misma:
  • Cabecera (Cliente)
  • Detalle (Productos)
  • Condición de venta (Efectivo, Tarjeta, Cuenta corriente, mixto)
  • Otros datos
  • Pie
• Cada una de esas partes puede ser cargada de forma dinámica e interactiva, sin respetar un orden en particular (por ejemplo puede ocurrir que el vendedor sólo se dedique a agregar y quitar productos para analizar distintos precios y que si el cliente se decide recién ahí modifica la cabecera, luego de haber cargado los productos en el detalle), pero a los efectos de su comprensión se puede seguir la siguiente secuencia lógica:
  • A) Establecer cliente - B) cargar productos - C) indicar condición de venta - D) grabar.
• El formulario tiene validaciones tales que al grabar se advierte si hay algún dato faltante.
• A) Establecer cliente:
  Predeterminadamente el formulario ya tiene cargado el cliente "consumidor final". Según la política de la empresa, se podrán hacer comprobantes a consumidor final (con el cliente anónimo) bajo ciertas restricciones: por ejemplo, si la venta es al contado, no supera un cierto mínimo y la entrega de la mercadería es inmediata, podría ser que el sistema admita una nota de venta bajo esas condiciones.
  • Si hay que cargar un cliente, hay que hacer clic donde se encuentra el cliente consumidor final cargado para que aparezca un buscador.
  • Directamente en el buscador puede escribirse tanto el nro de cliente como el nro de documento. Luego de un enter el sistema indica si el cliente existe en el sistema.
  • Sino puede utilizarse la búsqueda alfabética o se puede dar de alta al cliente.
• B) Cargar productos:
  • Presionando F2 o haciendo clic en el botón "Articulos" es posible buscar productos tipeando su nro., su código de barras o su nombre. Adicionalmente se pueden utilizar y combinar otros criterios.
  • En el resultado de la búsqueda, es posible ver una fila por artículo que satisface el criterio: en cada uno aparece su precio, la existencia actual, el valor por cuota, etc.
  • Con doble clic es posible seleccionarlo para agregarlo al comprobante. Es posible que al seleccionar el artículo, el sistema sugiera agregarle al mismo alguna garantía extendida.
  • Esta operación se puede repetir e ir agregando productos al formulario. Predeterminadamente se cargan con cantidad 1 y puede modificarse.
  • En todo momento, a medida que se agregan o modifican datos de productos, el sistema muestra en números grandes el total general.
  • En cada fila, tanto el nombre del artículo como su precio pueden ser modificados por el vendedor. De todos modos es posible que, según restricciones por política de la organización, el comprobante quede en un estado de pendiente de autorización si hay cambios con respecto a los valores predeterminados de cada producto.
• C) Indicar condición de venta:
  • Presionando F7 o hacienco clic en el botón "Cond. Venta" es posible cargar la condición de venta. Básicamente se trata de un detalle en el cual hay que cargar tipos de pago con sus montos hasta completar el total del comprobante.
    Por ejemplo, para una venta de 1000 pesos puede establecerse que el cliente lo va a pagar de esta manera: en efectivo 200 pesos, con tarjeta de débito 250 pesos y el saldo a cuenta corriente con vencimiento a 30 días.
  • Hay tipos de pago en los que sólo se requiere cargar el propio tipo de pago y el monto (caso Efectivo).
  • Hay tipos de pago que requieren más detalles. Por ejemplo si se trata
• D) Grabar: Presionando F9 o haciendo clic en Grabar la nota de venta queda registrada. El sistema le asigna un id único de comprobante que puede verse arriba a la izquierda.
• Otros:
  • Descuentos
  • Tipo de entrega
• Estado del comprobante luego de grabar:
  • Los estados posibles de un comprobante son: P (el comprobante está ok como presupuesto o como nota de venta y no requiere de permisos especiales para imprimir fiscal), A (pendiente de autorizar), R (mercadería en reserva) e I (impreso fiscal: ya es una factura).
• Notas de crédito: indicar que lo preferible es enviar a cuenta corriente. Indicar que se puede duplicar de un comp. Indicar que se requiere de un permiso.
• Agregar un video de youtube con una filmacion de, en 30 segundos, la carga de un comprobante.