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Cómo gestionar los cheques rechazados o cambios de cheques.

Existe la situación en la cual un cheque regresa a la organización y debe ser reemplazado. Algunas razones pueden ser las siguientes:

• Un cheque de terceros entregado a un proveedor ha sido rechazado en el banco y el proveedor lo regresa a la organización reclamando el reemplazo del mismo.
• Un cheque propio entregado a un proveedor ha sido rechazado en el banco y el proveedor lo regresa a la organización reclamando el reemplazo del mismo.
• Un cheque de terceros se ha depositado y ha sido rechazado.
• Un cheque entregado a un proveedor es devuelto por el proveedor (por la razón que sea) para que sea reemplazado por otro, o por efectivo, etc.

Para todos esos casos lo más conveniente es utilizar la "Gestión de cheques rechazados y cambios de cheques" de Regente.

Pasos (con un ejemplo)

• Acceder al menú "Valores - Cheques Rechazados / Recuperados"

  

• En el formulario que aparece, se debe indicar de qué valor se trata (seguro que está registrado en el sistema) y también se debe indicar a qué estado se desea pasar el valor al retomarlo (en principio los valores posibles son Rechazado o Recuperado).

  

• En el buscador de valores, utilizar la búsqueda alfabética y buscar por número de cheque, en ese ejemplo: 63864928.

  

• Una vez cargado el cheque, del mismo pueden verse datos como el monto y en el cuadro de abajo pueden verse más datos como por ejemplo:
  • De qué cliente proviene: si se trata de un cheque de terceros, probablemente se indique acá qué cliente ha entregado este cheque a la organización. Si es un cheque propio o si el cheque fue cargado en el sistema directo a la cartera de valores y de manera manual, luego no se indica nada en esta área. Si proviene de un cliente, seguro que al generar el proceso una de las cosas que va a ocurrir es que se va a devengar en la cuenta del cliente una nota de débito por (al menos) el monto del valor, para en el futuro poder cobrar al cliente nuevamente este monto desde cualquier caja.
  • A qué proveedor fue entregado: si no se trata de un cheque de terceros que se ha intentado depositar, o si es un cheque propio, probablemente se indique acá a qué proveedor se le ha entregado el valor. Si se indica un proveedor, seguro que al generar el proceso una de las cosas que va a ocurrir es que se va a devengar en la cuenta del proveedor una nota de débito interna por el monto del valor, para en el futuro poder hacer una orden de pago contra esa nota de débito reponiendo este valor recibido por otro u otos valores.

Además de los datos del cuadro de abajo, para tener todavía más detalles del cheque es posible ir a la ficha del mismo. Para eso, hacer clic en el valor que se está mostrando en el buscador y hacer clic en la lupa para ver más datos como éstos:

• Antes de generar el proceso, se debe indicar en calidad de qué el valor es recibido: hay que definir el estado en que se va a encontrar el cheque una vez en cartera nuevamente. En principio los estados posibles son Rechazado y Recuperado. En su configuración predeterminada, ambos estados son tales que el cheque queda en cartera pero Anulado, es decir, no puede ser utilizado nuevamente para ninguna actividad.

  

• Al hacer clic en el botón Generar, se lleva a cabo el proceso en el cual el valor es recuperado a cartera nuevamente y con el estado indicado.
  En la imagen que sigue puede verse que como se trata de un cheque de terceros que fue entregado a la organización por un cliente, a ese cliente se le ha devengado una nota de débito por el monto del cheque, con el objeto de que el cliente pase por caja a reponer ese valor cancelando esta nota de débito. Predeterminadamente se trata de una nota de débito con fecha de vencimiento en el día. Predeterminadamente también el monto de la nota de débito es igual al monto del cheque, pero puede configurarse para que el sistema automáticamente agregue montos por gastos administrativos, etc. La nota de débito puede abrirse utilizando el menú Clientes - Facturas y buscándola por su id (en este ejemplo el 98608): luego de abierta se puede realizar la impresión fiscal, de todos modos antes de estar impresa ya figura como devengada en cuenta del cliente (en este ejemplo el cliente 1000003). Si el cheque no hubiera tenido un ingreso a través de un cliente, como resultado se obtendría la siguiente leyenda: "No se generó ninguna nota de débito a ningún cliente.".
  También puede verse en la imagen que como se trata de un cheque que fue entregado a un proveedor, a ese proveedor se le ha devengado una nota de débito interna por el monto del cheque, con el objeto de poder realizar una orden de pago contra esa nota de débito para reponer el valor al proveedor. Si el cheque no estuviera en poder de un proveedor, como resultado se obtendría la siguiente leyenda: "No se generó ninguna nota de débito a ningún proveedor."

  

• De estar relacionado el valor a un cliente, en la caja, invocando al cliente (en este ejemplo al cliente 1000003 JUAN PEREZ) surge como deuda el monto devengado como nota de débito y es la oportunidad para recibir valores de reemplazo. Si transcurren los días y el cliente no cancela esa deuda, la misma será procesada por los típicos circuitos de gestión de deuda de la organización, ya que se trata de una deuda común con vencimiento al día de la recuperación del cheque.

  

• De estar relacionado el valor a un proveedor, en el resumen de cuenta del proveedor va a figurar como deuda al mismo el monto del cheque y se podrá realizar una orden de pago:

  

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