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Anticipos a Proveedores

Es posible realizar un pago anticipado a proveedor. En lugar de realizar una orden de pago tradicional se genera lo que en Regente se llama "Anticipo a proveedor" que tiene el mismo valor de pago que una orden de pago. Es como una orden de pago.

• Pasos hasta generar un anticipo. Ejemplo
  • Se utiliza el menú Proveedores - Anticipos.

    

  • Clic en "Nuevo" (porque no se va a buscar un anticipo cargado anteriormente sino que se va a hacer uno nuevo).

    

  • Ante "Nuevo", aparece el formulario en blanco para la carga de anticipos. Lo primero que hay que cargar en la cabecera es el proveedor con el buscador. Luego hay que insertar una fila y escribir el monto que se va a anticipar.

    

  • Se presiona ENTER y el formulario pide cargar como siguiente dato el tipo de pago. Pero antes notar que se han completado predeterminadamente dos columnas (pueden cambiarse): estos valores son el monto de impuesto (típicamente por iva) y el monto neto que presuntamente corresponden al monto a anticipar. Estos valores no tienen nada que ver con el anticipo en sí sino que son a los efectos de calcular una retención si es que corresponde: como no se conoce el neto del pago a anticipar, se presume por ejemplo un iva del 21% (dependiendo de cómo esté configurada la instalación) y se agenda el monto neto presunto. Se insiste en que no tiene nada que ver con el anticipo propiamente: es simplemente a los efectos de cumplir con una posible retención.
    En definitiva, luego de haber indicado el total a anticipar, hay que indicar el tipo de pago.

    

  • En este ejemplo se va a hacer un anticipo de 5000 pesos y se va a pagar esa suma con un cheque propio de la cuenta corriente del banco Macro que tiene la organización:

    

  • Todavía no fueron cargados los datos del cheque, sin embargo luego de haber indicado el monto y el tipo de pago, hay que grabar (presionando la tecla F9 o haciendo clic en el botón "Grabar"). De esta manera queda registrado el anticipo en una primera versión.
    PERO notar que aquel monto inicial de 5000 pesos cargado en una fila fue desglosado en dos filas: en una fila se indica un pago con cheque de 4971,07 y en otra fila se indica un pago (a través de un certificado de retención) retenido de 28,93.
    Notar también que más abajo apareció una fila representando a un certificado de retención de ingresos brutos (tiene una "B" y ciertos datos relacionados a la retención).

    

  • Esto ha ocurrido porque se dieron las condiciones para realizar una retención de ingresos brutos ante este pago. Podría haber pasado que no había que retener nada, pero en este caso el sistema al grabar ha indicado que hay que realizar una retención
    Por eso es que la grabación de un anticipo se hace en dos pasos: en el primero se indica lo que se pretende anticipar y luego de la grabación de ese primer paso el sistema avisa si corresponde retención y si corresponde retención ahora se sabe el valor real de monto a anticipar, que en este caso es de 4971,07: significa que hay que confeccionar un cheque de la chequera del banco Macro por 4971,07. Al proveedor se le va a entregar una impresión del anticipo (que vale como una orden de pago), el cheque y el certificado de retención.
  • Haciendo clic en el botón "Valores" es posible insertar una fila con todos los datos del cheque:

    

  • Al grabar por segunda vez, con F9 o haciendo clic en el botón Grabar, queda en su versión definitiva el anticipo.

    

  • Ya es posible imprimir el anticipo (con el botón imprimir) e imprimir el certificado de retención (haciendo clic en la letra "B" de la fila que representa al certificado de retención que está en la parte de abajo del formulario).

    

  • Consultando el estado de cuenta del proveedor, es posible ver que ahora se encuentra a favor de la organización, un monto de 5000 pesos:

    

• Casos de anticipos:
  En este detalle se describió una carga típica de un anticipo. Sin embargo pueden existir muchas variantes sobre la confección de los mismos. Por ejemplo, en este caso se detalla la confección de un anticipo en más de una especie (por ejemplo anticipo en el cual se entrega efectivo y un cheque) y al cual corresponde retener por ganancias y por ingresos brutos.

Hasta acá son los pasos básicos para generar un anticipo.
Se entrega el comprobante de anticipo, los valores y (eventualmente) el certificado de retención,
se solicita al proveedor que firme una copia del comprobante de anticipo y la actividad está finalizada.
A continuación se describen las tareas a realizar más adelante, cuando en los próximos días se reciban facturas del proveedor a quien se le hizo el anticipo.

Compensación de anticipos de proveedor

Una vez hecho el anticipo, el mismo queda devengado en la cuenta del proveedor. Seguramente en el futuro se recibirán uno o más comprobantes de ese proveedor. Esos comprobantes también se van a devengar en la cuenta corriente del proveedor (cargándolos en la carga de comprobantes). Al devengarse los comprobantes, el saldo se va a ir ajustando al saldo real.

Sin embargo es necesario "compensar" los anticipos con comprobantes, es decir, especificar en el sistema qué comprobante o comprobantes o porciones del mismo quedan cancelados con qué anticipos. El saldo de la cuenta del proveedor no se modifica compensando anticipos con comprobantes, sino que es más bien una actividad para que estos documentos (tanto los anticipos como los comprobantes) no queden más "pendientes" y figuren como utilizados o cancelados o pagados.

Como se dijo, la compensación de anticipos no modifica el saldo con el proveedor, pero es importante analizar distintos casos que involucran a una compensación:

Caso 1: orden de pago en cero con compensación total

Factura de 5000 se compensa con anticipo de 5000
En este caso, luego de haber generado el anticipo de 5000 pesos, se recibe una factura por 5000 pesos también. El saldo del proveedor queda en cero y hay que compensar nota de crédito con factura para dejar a ambos "compensados".
Lo que se hace es generar una orden de pago en cero con el único objeto de relacionar ambos documentos: el anticipo de 5000 pesos y la factura de 5000 pesos.

• Se genera una nueva orden de pago a través del asistente al proveedor en cuestión. En el primer paso se elige el proveedor y aparecen los documentos pendientes del mismo: en este ejemplo se ven el anticipo por 5000 pesos (que influye negativamente en el pago a realizar) y la factura por 5000 pesos (que influye positivamente en el pago a realizar).
  Se tildan ambos documentos seleccionándolos en la columna de Pago Total. El total de la columna "Pago Actual" queda en cero:

  

• Clic en siguiente: en este paso 2 normalmente hay que indicar qué valores se van a entregar por el pago que se está a punto de hacer. Como el total a pagar es cero, lo único que se hace es insertar una fila con tipo de pago efectivo e importe en cero:

  

• Clic en siguiente: en este último paso simplemente se indica que "el pago se ha realizado". Se puede ver que se trata de una orden de pago en cero, la orden de pago nro. 71, que incluye a un comprobante de signo negativo (anticipo) y a uno de signo positivo (factura), ambos del mismo monto.

  

  Si bien la orden de pago es de cero, puede verse en los medios de pago que figura el medio de pago que fue utilizado para realizar el anticipo. Con esto queda finalizada la compensación.

Caso 2: orden de pago en cero con compensación parcial

Factura de 6000 se compensa con anticipo de 5000
En este caso, luego de haber generado el anticipo de 5000 pesos, se recibe una factura por 6000 pesos. El saldo del proveedor queda en 1000 y se va a generar una orden de pago, también en cero, utilizando al anticipo en su totalidad (por los 5000 pesos del anticipo) pero compensando la factura en 5000 pesos. Es decir que como toda orden de pago en cero, no se va a modificar el saldo del proveedor que va a quedar en 1000 pesos y que va a corresponder a una parte de la factura que falta pagar.
Lo que se hace es generar una orden de pago en cero con el único objeto de relacionar ambos documentos: el anticipo de 5000 pesos y la factura de 6000 pesos (aunque por un pago parcial).

• Se genera una nueva orden de pago a través del asistente al proveedor en cuestión. En el primer paso se elige el proveedor y aparecen los documentos pendientes del mismo: en este ejemplo se ven el anticipo por 5000 pesos (que influye negativamente en el pago a realizar) y la factura por 6000 pesos (que influye positivamente en el pago a realizar).
  Se tildan ambos documentos: columna pago total (PT) para el caso del anticipo y columna pago a cuenta (PC) para el caso de la factura: además para la factura se tipea "5000" en pago actual. El total de la columna "Pago Actual" queda en cero:

  

• Clic en siguiente: este paso 2 es igual al del caso 1. Normalmente hay que indicar qué valores se van a entregar por el pago que se está a punto de hacer. Como el total a pagar es cero, lo único que se hace es insertar una fila con tipo de pago efectivo e importe en cero:

  

• Clic en siguiente: este último también es igual al del caso 1. Simplemente se indica que "el pago se ha realizado". Se puede ver que se trata de una orden de pago en cero, la orden de pago nro. 71, que incluye a un comprobante de signo negativo (anticipo) y a uno de signo positivo (factura), ambos del mismo monto (uno queda cancelado o compensado - el anticipo - y el otro queda con un saldo de 1000 pesos).

  

  Si bien la orden de pago es de cero, puede verse en los medios de pago que figura el medio de pago que fue utilizado para realizar el anticipo. Con esto queda finalizada la compensación.

Caso 3: orden de pago mayor a cero con compensación total

Factura de 6000 se compensa con anticipo de 5000 y se pagan los 1000 restantes con un cheque
En este caso, luego de haber generado el anticipo de 5000 pesos, se recibe una factura por 6000 pesos. El saldo del proveedor queda en 1000 y se va a generar una orden de pago. Esa orden de pago va a ser de 1000 pesos y va a cancelar (compensar) a la factura en su totalidad. Va a ser de 1000 pesos porque la factura de 6000 quedará cancelada con el anticipo (utilizándolo en su totalidad) más un cheque de 1000 pesos. Luego de generar esta orden de pago, el saldo del proveedor va a quedar en cero.

• Se genera una nueva orden de pago a través del asistente al proveedor en cuestión. En el primer paso se elige el proveedor y aparecen los documentos pendientes del mismo: en este ejemplo se ven el anticipo por 5000 pesos (que influye negativamente en el pago a realizar) y la factura por 6000 pesos (que influye positivamente en el pago a realizar).
  Se tildan ambos documentos en la columna pago total. El total de la columna "Pago Actual" queda en: 1000.

  

• Clic en siguiente: se cargan valores hasta completar los 1000 pesos de la orden de pago. En este caso se va a confeccionar un cheque del Banco Nación por ese monto.

  

• Clic en siguiente: el pago queda realizado. Por un lado arriba puede verse que la orden de pago es por 1000 pesos.
  A la izquierda se muestran los valores utilizados en esta orden de pago: la primer fila es en cero y representa al cheque (del banco Macro) con el cual se pagó el anticipo. La segunda fila representa al cheque del banco Nación emitido para esta orden de pago.
  A la derecha se muestran los dos comprobantes que quedaron cancelados (compensados) con esta orden de pago: el anticipo de 5000 pesos y la factura de 6000.

  

• Se imprime la orden de pago por duplicado. Se solicita al proveedor que firme una copia y se le entrega copia de la orden de pago y cheque del banco Nación por 1000 pesos.
  En los otros casos (casos 1 y 2) al haber generado órdenes de pago en cero, se trata de documentos internos que no fueron entregados al proveedor: sólo se hicieron a los efectos de compensar los comprobantes (anticipo y factura). En este caso se imprime porque además de compensar los comprobantes genera un pago por el saldo.

  

Otros casos

Se podrían describir también otros casos. Por ejemplo se podría recibir una factura por 2000 pesos y entonces se hace una orden de pago en cero cancelando (compensando) en su totalidad a la factura y utilizando sólo 2000 pesos del anticipo de 5000 para compensar la factura. El saldo del proveedor queda en 3000 pesos a favor de la organización, es decir que continúa habiendo saldo a favor para seguir recibiendo otras facturas en el futuro y compensarlas contra el saldo del anticipo.

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