Version 3 (modified by daniel, 11 years ago)

--

Volver

R E G E N T E

Gestión de recepción de mercadería de proveedor

Glosario

  • Organización: es la empresa que tiene instalado Regente.
  • Cliente: es el consumidor final. Es el cliente de la organización que ha presentado un cupón para realizar un pago.
  • Proveedor: es la persona fisica o juridica que provee a la Organización de productos y/o servicios.

Notas

*

  • 1. LLEGADA DE LA MERCADERIA A MUELLE DE ENTRADA:
  • • EL RESPONSABLE DE DEPOSITO CONTROLA LA MERCADERIA ENTRANTE CONTRA REMITO Y/O FACTURA DE PROVEEDOR, A CONTINUACION:
  • o VERIFICA LAS CANTIDADES Y EL ESTADO DE LA MERCADERIA.
  • o SEPARA LA MERCADERIA DAÑADA PAR ENVIAR A DEPOSITO DE CUARENTENA.
  • o CARGA EL REMITO DE INGRESO (DE NO EXISTIR USA DATOS DE FACTURA) CON ORIGEN (EXTERNO) DE PROVEEDOR Y CON DESTINO (INTERNO) A DEPOSITO NORMAL (SE DEJA ASENTADO

EN EL COMPROBANTE EL NRO DE REMITO Y FACTURA DE PROVEEDOR).

  • o CARGA EL REMITO INTERNO DE EGRESO POR LA MERCADERIA DAÑADA O FALTANTE CON ORIGEN DEPOSITO NORMAL Y DESTINO INTERNO EL DEPOSITO DE CUARENTENA (RELACIONANDOLO CON

EL NRO DE REMITO Y FACTURA DEL PROVEEDOR).

  • o ENVIA FACTURA DE PROVEEDOR A ADMINISTRACION PARA SU REGISTRACION.
  • 2. LLEGADA DE FACTURA DE PROVEEDOR A ADMINISTRACION:
  • • EL RESPONSABLE DE PROVEEDORES INGRESA AL SISTEMA LA FACTURA DEL PROVEEDOR. *
  • 3. LLEGA EL MOMENTO DE REALIZAR UN PAGO AL PROVEEDOR:
  • • EL RESPONSABLE DE PROVEEDORES COMIENZA A CONFECCIONAR LA ORDEN DE PAGO AL PROVEEDOR, EN ESE MOMENTO PUEDEN PASAR TRES COSAS:
  • o EL SISTEMA NO INFORMA NADA Y SE LE CONFECCIONA LA ORDEN DE PAGO POR EL TOTAL DE LA FACTURA O POR UN PARCIAL COMO PAGO A CUENTA.
  • o EL SISTEMA INFORMA AL ENCARGADO QUE EXISTE MERCADERIA EN EL DEPOSITO DE CUARENTENA PENDIENTE DE DEVOLUCION POR ESTAR DAÑADA O INGRESADA COMO FALTANTE EN EL CONTROL INICIAL DEL REMITO DE PROVEEDOR QUE ES ORIGEN DE OPERACIÓN. A PARTIR DE ESE MOMENTO SE LLAMA AL PROVEEDOR INFORMANDOLE DEL TEMA Y EL CONSULTADO DICE QUE VA A MANDAR EL REEMPLAZO DE ESA MERCADERIA (DAÑADA O FALTANTE), A PARTIR DE AHÍ SE LE CONFECCIONA LA ORDEN DE PAGO POR EL TOTAL DE LA FACTURA O POR UN PARCIAL COMO PAGO A CUENTA.
  • o EL SISTEMA INFORMA AL ENCARGADO QUE EXISTE MERCADERIA EN EL DEPOSITO DE CUARENTENA PENDIENTE DE DEVOLUCION POR ESTAR DAÑADA O INGRESADA COMO FALTANTE EN EL CONTROL INICIAL DEL REMITO DE PROVEEDOR QUE ES ORIGEN DE OPERACIÓN. A PARTIR DE ESE MOMENTO SE LLAMA AL PROVEEDOR INFORMANDOLE DEL TEMA Y EL CONSULTADO DICE QUE, SE LE DESCUENTE DEL PAGO. EN ESTE CASO HAY QUE HACER TRES COSAS:
  •  REALIZAR LA ORDEN DE PAGO POR EL VALOR DE LA MERCADERIA SANA.
  •  REALIZAR EL REMITO DE SALIDA CON ORIGEN INT Y DEST.EXT.PROVEEDOR.
  •  REALIZAR LA NOTA DE CREDITO POR LA DIFERENCIA (RELAC. CON REMITO INGR.)
  •  CONCILIAR NOTA DE CREDITO CON REMITO

Pasos para el proceso de gestión xxx

  • Comenzar en el menú Valores - Cupones en proceso

    Error: Macro Image(cupones01.jpg) failed
    Attachment 'wiki:regente:manuales:gestion_mercaderia_proveedor: cupones01.jpg' does not exist.

  • Aparece una ventana de criterios de listado, excepto que no tiene ningún criterio: simplemente hay que hacer clic en el botón "Gen!" para obtener como resultado un tablero en donde se informa los cupones en proceso y su estado.

    Error: Macro Image(cupones02.jpg) failed
    Attachment 'wiki:regente:manuales:gestion_mercaderia_proveedor: cupones02.jpg' does not exist.

  • El resultado de este listado siempre va a mostrar, como máximo, una fila por cada administradora. Así que se trata de un listado que nunca se va a extender mucho.

    Error: Macro Image(cupones03.jpg) failed
    Attachment 'wiki:regente:manuales:gestion_mercaderia_proveedor: cupones03.jpg' does not exist.

    Cada fila es una administradora y sobre las columnas, lo más importante es:
    • Columnas "Cart" son las que muestran cantidad y monto de cupones actualmente en cartera.
    • Columnas "Bco" son las que muestran cantidad y monto de cupones actualmente presentados.
    • Columnas "Pend" muestra el total (cantidad y monto) de los cupones en cartera y presentados, es decir, el total de cupones que no han finalizado su ciclo de vida en la organización.
    • Columna con el botón "Pres.": el usuario puede hacer clic para realizar la presentación de algunos de los cupones que se encuentran en cartera (sólo cupones de la administradora de la fila). Debe haber, en la fila, cupones en cartera.
    • Columna con el botón "Acred.": el usuario puede hacer clic para realizar la acreditación de algunos de los cupones que se encuentran en banco presentados (sólo cupones de administradora de la fila). Debe haber, en la fila, cupones presentados.
  • Presentación: se elige una administradora (una fila) que tenga cupones en cartera (columna "Cart") y se presiona en el botón "Pres" de la fila. En este ejemplo se elige a la administradora "Cabal": de la misma hay 7 cupones en cartera por un total de $11.013,25. Al presionar sobre "Pres" se abre otra página que muestra un detalle de esos 7 cupones: una fila por cada cupón (cada uno con su importe y al pie sumando la cantidad y el monto total) y con la posibilidad de tildarlo para incluirlo en la presentación que se está a punto de registrar:

    Error: Macro Image(cupones04.jpg) failed
    Attachment 'wiki:regente:manuales:gestion_mercaderia_proveedor: cupones04.jpg' does not exist.

  • Elección de los cupones para generar la presentación: normalmente ocurre que físicamente se tienen los cupones o el cierre de lote correspondiente a una caja de una sucursal, sin embargo en cartera figuran los cupones provenientes de todas las cajas: así que en este momento se van tildando las filas que corresponden a los cupones que se tienen en mano en este momento. Al ir tildando filas se va mostrando el monto seleccionado al pie: si se están tildando cupones que pertenecen a un lote se puede controlar, luego de tildar todos los cupones, que el monto seleccionado coincide con el total del lote físico.

    Error: Macro Image(cupones05.jpg) failed
    Attachment 'wiki:regente:manuales:gestion_mercaderia_proveedor: cupones05.jpg' does not exist.

  • Al hacer clic en "Generar", aparece un formulario en donde la presentación se encuentra precargada: contiene todos los cupones que se han tildado en el paso previo. Antes de Grabar la presentación hay que completar datos de cabecera: de qué terminal es y qué número tiene el lote (si es un lote electrónico) y el monto (que debe coincidir con el monto total de los cupones incluidos en la presentación). Finalmente al Grabar el sistema le asigna un id de presentación. En este momento ya pueden cerrarse todas las ventanas. Se ha realizado una presentación. Para confirmar es posible generar nuevamente el listado de cupones en proceso (o actualizarlo con F5 si no se ha cerrado) y ver que en la fila de la administradora, los cupones que se han presentado ya no figuran más en cartera y figuran en banco.

    Error: Macro Image(cupones06.jpg) failed
    Attachment 'wiki:regente:manuales:gestion_mercaderia_proveedor: cupones06.jpg' does not exist.

  • Acreditación: partiendo siempre desde el listado o tablero de cupones en proceso, es posible también elegir una administradora que tenga cupones presentados para indicar que ciertos cupones de los que se han presentado, han sido parcial o totalmente acreditados. El origen de esta actividad podría ser por ejemplo recibir por parte de una administradora la notificación de que han sido acreditadas ciertas presentaciones, o la visualización en el resumen bancario de un movimiento de acreditación o la recepción de un pago de una mutual en forma de cheque o efectivo, etc.
    En definitiva, para este ejemplo se ha detectado una acreditación por parte de la administradora American Express. Se puede ver en el tablero que de American Express hay actualmente 4 cupones presentados por un total de $1.633,15. Se hace clic en "Acred." y aparece un listado con el detalle de esos 4 cupones. Al pie de ese listado aparece el total de la columna de los montos no acreditados que debe ser también de $1.633,15. Si de estos cupones nada ha sido acreditado todavía, la columna monto (que tiene el total de cada cupón) muestra lo mismo que la columna "no_acred". Cada cupón muestra en qué presentación ha ingresado a la administradora y en qué fecha se ha presentado.

    Error: Macro Image(cupones07.jpg) failed
    Attachment 'wiki:regente:manuales:gestion_mercaderia_proveedor: cupones07.jpg' does not exist.

  • En este ejemplo se dispone físicamente de la acreditación efectuada por American Express, que indica que se acreditaron tres cupones: dos por su total y uno se ha acreditado parcialmente (puede ser por algún convenio especial). Si el cupón fue acreditado por el total pendiente puede utilizarse el botón de la fila con el signo ">". Sino, haciendo clic sobre el cuadro de texto puede tipearse el monto acreditado. Una vez que se tiene el cursor en un cuadro de texto es posible desplazarse a otros cuadros de texto de otras filas con las flechas hacia arriba y hacia abajo del teclado y también con el ENTER.
    A medida que se van indicando montos de acreditación de cada cupón (al ir detectándolos contra la acreditación recibida de la administradora) se va actualizando al pie el "monto seleccionado". Una vez que coincide con el monto bruto acreditado se puede hacer clic sobre el botón "Generar Acreditación".

    Error: Macro Image(cupones08.jpg) failed
    Attachment 'wiki:regente:manuales:gestion_mercaderia_proveedor: cupones08.jpg' does not exist.

  • En ese momento se abre el formulario (precargado con los datos seleccionados previamente) de acreditación. Antes de grabarla hay que cargarle los datos:
    • Administradora (para control, debe ser la misma a la cual se presentaron los cupones)
    • Nro. de liquidación (el nro. del documento físico entregado por la administradora y donde consta la liquidación de los cupones. Si es un documento electrónico también tiene su nro.).
    • Bruto acreditado (para control, debe coincidir con el total de monto seleccionado).
    • Arancel, iva, percepción de iva, retención de iva, retención de ingresos brutos y retención de ganancias.
    • Acreditado neto (calculado: es el bruto menos todos los conceptos anteriormente mencionados)
  • En este ejemplo se trata de la liquidación nro 4345645 de American Express, con un neto liquidado de $930,95.

    Error: Macro Image(cupones09.jpg) failed
    Attachment 'wiki:regente:manuales:gestion_mercaderia_proveedor: cupones09.jpg' does not exist.

  • Antes de grabar la acreditación, hay que indicar también, del neto liquidado, cómo fue el pago. Esta cobranza va a ingresar en la caja del usuario que está cargando la acreditación. Hay que activar la solapa "Pagos" y hay que cargar una fila por cada valor recibido. Por ejemplo si se trata de una acreditación bancaria hay que cargar un depósito en el banco / cuenta donde ha ocurrido por el neto liquidado (el depósito queda disponible para ser conciliado en la conciliación bancaria). Si se ha recibido un cheque hay que cargar los datos del mismo (el cheque quedará en cartera como un cheque de terceros disponible para ser utilizado en lo que corresponda. Si se han recibido dos cheques hay que cargar una fila por cada cheque. Si se ha recibido efectivo hay que cargar ese tipo de pago, etc.
    En este ejemplo se ha recibido una transferencia a la cuenta 1234/87 del Banco Nación que tiene la organización por el neto liquidado.
    Luego de cargar el detalle de los valores recibidos ya es posible hacer clic en Grabar o presionar F9 para dejar registrada la acreditación. Los cupones incluidos en la misma, si ya están totalmente acreditados, van a concluir su ciclo de vida en este proceso administrativo y no van a aparecer más en el listado / tablero originalmente presentado de cupones en proceso.
  • Impresión de recibos: para los casos en los que la administradora es una mutual o una financiera regional, puede ser necesario emitir un recibo por cada cupón liquidado en esta acreditación. Esto es un pedido que puede ser habitual en una financiera regional ya que recibe esos recibos y los reparte a sus asociados. Se pueden generar esos recibos presionando el botón "emitir recibo": genera un pdf con un recibo por cada cupón y su importe acreditado indicando el nombre del cliente.

Error: Macro Image(cupones10.jpg) failed
Attachment 'wiki:regente:manuales:gestion_mercaderia_proveedor: cupones10.jpg' does not exist.

  • Listado de acreditaciones: en cualquier momento es posible emitir un listado de acreditaciones. Uno de los usos es contable: poder brindar información al área de contabilidad sobre las retenciones practicadas y el iva pagado por esta gestión. Se accede a través del menú Valores - Cupones: Acreditaciones - Listado:

    Error: Macro Image(cupones11.jpg) failed
    Attachment 'wiki:regente:manuales:gestion_mercaderia_proveedor: cupones11.jpg' does not exist.

    Error: Macro Image(cupones12.jpg) failed
    Attachment 'wiki:regente:manuales:gestion_mercaderia_proveedor: cupones12.jpg' does not exist.



Volver