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Cómo realizar una conciliación bancaria

Resumen:

La idea es tomar un resumen bancario o extracto bancario y cargarlo en Regente para armar su equivalente digital. Al finalizar de conformar ese equivalente digital, debe arrojar el mismo saldo final que el extracto original como una forma de confirmar que se han detectado todos los movimientos del extracto en el sistema. El resumen bancario original puede ser enviado por el banco por correo postal, puede ser bajado de internet, puede ser a causa de consultar la cuenta del banco por internet y ver los movimientos del mes, etc.
En cualquier caso ese documento es un extracto bancario, y en el mismo seguramente hay elementos mínimos como por ejemplo:

• Saldo inicial del extracto.
• Saldo final del extracto.
• Fecha de emisión
• Nro de cuenta y banco.

Ese extracto bancario, con esos datos mínimos, se carga en Regente. Luego se emite un listado con todos los movimientos bancarios registrados en Regente que todavía no han sido conciliados y que son candidatos a figurar en el extracto. Esos movimientos pueden ser cheques emitidos, depósitos recibos, transferencias realizadas, etc. Uno a uno entonces se van confirmando los movimientos que hay en ese listado mientas se los va detectando en el extracto.
. El proceso finaliza cuando se han encontrado y confirmado todos los movimientos que figuran en el extracto. Al haber encontrado todos los movimientos, seguramente que van a coincidir tanto el saldo final del extracto bancario como el saldo final del extracto digital cargado en Regente (formado por el saldo inicial cargado todos los movimientos confirmados).

Detalles:

• Lo primero que hay que hacer es, contando con el extracto bancario, ir a crearlo en Regente para que tenga existencia digital en el sistema con los datos mínimos. El menú es: Valores - Bancos Extractos

  

• En este punto hay que elegir el botón "Nuevo" para crear un nuevo extracto:

  

• Aparece un formulario en blanco para cargar los datos. Como se dijo, se toman los siguientes datos del extracto y se los replica en este formulario: Fecha de emisión, Saldo inicial, Saldo final y cuenta bancaria. El nro. de cuenta bancaria no se tipea libremente sino que existe un buscador para elegir de una lista ya codificada de cuentas bancarias de la organzación.
  El extracto se graba y recibe un id (en la imagen es el "18").

  

• Una vez cargado el extracto hay que salir y volver al menú principal. Ahora hay que vincularle todos los movimientos del sistema que sean detectados en el extracto original. Para eso se va a utilizar un listado / asistente al cual se accede con el menú "Valores - Listado Bancos Extractos":

  

• Para generar el listado que nos va a permitir realizar la conciliación entre los datos del sistema y los del banco, es necesario establecer algunos criterios para que el sistema proponga los movimientos que probablemente se encuentren en el extracto:
  • Fechas desde y hasta: es para tomar movimientos candidatos a conciliar que se encuentren entre esas fechas. Para los depósitos y transferencias se trata de la fecha en que ha ocurrido ese movimiento. Para los cheques emitidos se trata de la fecha para la que fueron emitidos, la fecha en la cual ya el proveedor lo puede acreditar: la acreditación bancaria puede aparecer un poco después de esa fecha.
    Para la fecha desde conviene tipear la misma fecha desde que abarca el extracto bancario original. Para la fecha hasta conviene poner una fecha futura de tal manera de que al final del listado aparezcan todos los cheques que han sido emitidos. Esos cheques emitidos, si tienen fecha futura, seguramente que no van a ser conciliados en esta sesión pero sí van a ser útiles para saber cuál es el grado de compromiso de la cuenta a futuro. Es que este listado no sólo va a permitir conciliar sino que también va a permitir tener un pronóstico de cómo se va a ir comportando el saldo de la cuenta a futuro para saber por ejemplo cuándo yu por cuánto habrá que cubrir la cuenta.
  • Cuenta bancaria. Hay que elegir la cuenta que se va a conciliar con un buscador.
  • Id de extracto: hay que tipear el nro de extracto que se acabó de grabar con los datos mínimos: en el ejemplo de las imágenes que se están siguiendo es el "18".

    

• Seis

  

• Siete. Hacer notar que viendo el final del listado, como se ha elegido una fecha hasta muy lejana, aparecen movimientos que todavía no fueron acreditados, típicamente son todos cheques emitidos. En su momento, al detectar la acreditación, se conciliarán.

  

• Ocho. Proyección de saldo / Pronóstico de saldo: Si se tilda "incluir en el saldo lo no conciliado" el saldo, que hasta ahora sólo se veía afectado por los movimientos conciliados, comienza a ser afectado por todos los movimientos, los conciliados y no conciliados. Eso permite ver una proyección de cómo se modificará el saldo cuando por ejemplo se acrediten los cheques que están emitidos y que figuran en el listado, para tener una idea de cuáles serán los depósitos que habrá que realizar para ir cubriendo día a día o semana a semana dichos compromisos. (mencionar tb. o hacer referencia, puede ser con un link a su tema que lo describa, al listado que muestra semana a semana los compromisos de cheques emitidos y que se puede clickear en una semana y ver los detalles).

  

• Nueve. Acá se puede ver cómo el saldo evoluciona con todos los movimientos, incluso los no conciliados:

  

• Diez

  

• Once

  

• Doce: no hay imagen pero al final indicar que hay que "guardar los cambios" con el botón de grabar al final del listadop.

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