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Actividades de los cajeros

Algunas de las actividades del cajero consisten en:

• A) Comprobantes y cobranza de contado: por un lado, recibir al cliente que ha llegado a realizar una compra y que ha sido atendido por un vendedor: al mismo hay que emitirle factura, cobrarle y/o gestionarle el alta para el crédito.
• B) Caja y cobranza de cuotas: por otro lado, recibir al cliente que ha venido a realizar el pago de una cuota.

La mejor manera para el cajero de realizar esas dos actividades es teniendo en todo momento abiertos dos Regente, cada uno en una solapa del navegador: una ingresando al menú "clientes - cobros" y otra ingresando a "clientes - facturas".
A diferencia de los vendedores, los cuales habitualmente comparten puestos o "islas" de venta, cada cajero tiene su propio puesto de trabajo (pc) y su inicio de sesión debe ser con su usuario y su clave. Nunca un cajero va a trabajar con un inicio de sesión anónimo o genérico.

A) Comprobantes y cobranza de contado

• Lo primero que tiene que hacer un cajero cuando recibe a un cliente que viene con un id de comprobante (acaba de acordar una compra con su vendedor y pasa por caja a efectivizar el pago) es abrir ese comprobante y ver:
  • El estado del comprobante
  • La condición de venta del comprobante
• Si el estado es "P", significa que simplemente debe pedirle los valores al cliente, cobrar y luego realizar la impresión fiscal.
  Por ejemplo:
  • En la condición de venta se indica "Visa Electrón" (por el total): el cajero solicita la tarjeta e identificación al cliente, pasa la tarjeta, agenda el nro de cupón y autorización en la condición de venta (en las columnas "nro.cupón" y "nro.aut" - si no lo hace, al intentar realizar la impresión fiscal el sistema le va a recordar que debe hacerlo antes) y luego con F10 comienza la impresión fiscal.
• En una configuración típica, un cajero suele tener atribuciones para hacerle todas las modificaciones necesarias al comprobante o nota de venta antes de realizar la impresión fiscal. Por ejemplo, las siguientes son situaciones típicas que hacen que el cajero tenga que modificar el comprobante:
  • El cliente acordó la compra con tarjeta de débito pero no tiene fondos suficientes, entonces acuerda con el cajero pagar una parte en efectivo.
  • El cliente de repente le comenta al cajero que desea llevarse la mercadería en lugar de dejarla para reparto.
  • El cliente no lo manifestó al vendedor pero tiene intención de recibir una factura A, pero el usuario del comprobante es un consumidor final.
  • etc ...
• Actualizar carpetas de crédito

B) Caja y cobranza de cuotas

• El cajero en todo momento debe ser consciente de en qué situación se encuentra su caja, esto es:
  • Si tiene una caja abierta o no.
  • Cuál es el saldo de su caja
• La caja se gestiona ingresando al menú "Clientes - Cobros" (a este módulo se lo llama "la caja"). Si el usuario tiene atribuciones de cajero, el sistema le va a mostrar en el encabezado cuál es su id de caja del día y cuándo fue abierta.
• Al entrar a la caja, al pie de la misma hay una serie de botones para realizar distintas actividades. Uno es el botón "listado". Normalmente (según la política de la empresa) un cajero puede emitir tantas veces ese listado como desee (por pantalla). Ese listado incluso al cierre de caja va a utilizarse como rendición, pero mientras tanto es una herramienta para conocer el estado de la caja. Más allá de los datos que pueda mostrar, hay dos partes para destacar: una es el título, donde muestra el id de caja, el nombre del cajero, la fecha de apertura (y cierre si está cerrada). Otra parte es la planilla con los "Totales por medio de pago": esa planilla es la que permite el arqueo o control de la caja, ya que muestra de manera consolidada columnas con (por tipo de pago) el saldo inicial, los movimientos ocurridos, las rendiciones hechas a tesorería (no hay que esperar a cerrar la caja para rendir valores a tesorería) y el saldo final. El saldo final es lo que debe haber en la caja física . XXX SEGUIR ACA XXX.

Consejos para situaciones particulares

• Módulo de facturación:
  • Notas de crédito: indicar que lo preferible es enviar a cuenta corriente. Indicar que se puede duplicar de un comp. Indicar que se requiere de un permiso.
  • Cheque: a cuenta corriente primero.

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