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Actividades de los cajeros

Algunas de las actividades del cajero consisten en:

• A) Comprobantes y cobranza de contado: por un lado, recibir al cliente que ha llegado a realizar una compra y que ha sido atendido por un vendedor: al mismo hay que emitirle factura, cobrarle y/o gestionarle el alta para el crédito.
• B) Caja y cobranza de cuotas: por otro lado, recibir al cliente que ha venido a realizar el pago de una cuota.

La mejor manera para el cajero de realizar esas dos actividades es teniendo en todo momento abiertos dos Regente, cada uno en una solapa del navegador: una ingresando al menú "clientes - cobros" y otra ingresando a "clientes - facturas".
A diferencia de los vendedores, los cuales habitualmente comparten puestos o "islas" de venta, cada cajero tiene su propio puesto de trabajo (pc) y su inicio de sesión debe ser con su usuario y su clave. Nunca un cajero va a trabajar con un inicio de sesión anónimo o genérico.

A) Comprobantes y cobranza de contado

• Lo primero que tiene que hacer un cajero cuando recibe a un cliente que viene con un id de comprobante (acaba de acordar una compra con su vendedor y pasa por caja a efectivizar el pago) es abrir ese comprobante (menú "clientes - facturas") y ver:
  • El estado del comprobante
  • La condición de venta del comprobante
• Si el estado es "P", significa que simplemente debe pedirle los valores al cliente, cobrar y luego realizar la impresión fiscal.
  Una vez realizada la impresión fiscal, los valores indicados en la condición de venta (salvo lo indicado como cuenta corriente) ya estará registrado en la caja del cajero que realizó la impresión fiscal y son su responsabilidad.
  Por ejemplo:
  • En la condición de venta se indica "Visa Electrón" (por el total): el cajero solicita la tarjeta e identificación al cliente, pasa la tarjeta, agenda el nro de cupón y autorización en la condición de venta (en las columnas "nro.cupón" y "nro.aut" - si no lo hace, al intentar realizar la impresión fiscal el sistema le va a recordar que debe hacerlo antes) y luego con F10 comienza la impresión fiscal.
• En una configuración típica, un cajero suele tener atribuciones para hacerle todas las modificaciones necesarias al comprobante o nota de venta antes de realizar la impresión fiscal. Por ejemplo, las siguientes son situaciones típicas que hacen que el cajero tenga que modificar el comprobante:
  • El cliente acordó la compra con tarjeta de débito pero no tiene fondos suficientes, entonces acuerda con el cajero pagar una parte en efectivo.
  • El cliente de repente le comenta al cajero que desea llevarse la mercadería en lugar de dejarla para reparto.
  • El cliente no lo manifestó al vendedor pero tiene intención de recibir una factura A, pero el usuario del comprobante es un consumidor final.
  • etc ...
• Actualizar carpetas de crédito

B) Caja y cobranza de cuotas

Caja

• El cajero en todo momento debe ser consciente de en qué situación se encuentra su caja, esto es:
  • Si tiene una caja abierta o no y desde cuándo la tiene abierta.
  • Cuál es el saldo de su caja.
• La caja se gestiona ingresando al menú "Clientes - Cobros" (a este módulo se lo llama "la caja"). Si el usuario tiene atribuciones de cajero, el sistema le va a mostrar en el encabezado cuál es su id de caja del día y cuándo fue abierta.
• El concepto de "nro o id de caja" en Regente no se refiere a un puesto físico o a un número fijo de caja (por ejemplo: Caja 1 de la sucursal A, Caja 2 de la sucursal B, etc) sino que se refiere a un documento relacionado a un cierto período, cajero y sucursal en donde han ocurrido novedades (ingresos y egresos) de valores. Las cajas se van abriendo y cerrando y cada una tiene un id único (dentro de toda la organización) e irrepetible. Así que un id de caja 1000 que ha cerrado ya no se usará más. Además por cada cajero las cajas que vaya abriendo y cerrando tendrán un número de secuencia 1, 2, 3, etc. para control.
• En Regente hay varios tipos de caja: De cajero (caja de cobranza), de pagador (caja de pagos o egresos), de tesorero (caja recaudadora). Más allá de que en todos los tipos de caja se pueden realizar todas las actividades (cobrar, pagar, recibir rendiciones, etc) normalmente se tipifican para que tengan por ejemplo formatos específicos de presentación de información, útiles a una u otra actividad. En este documento se van a desarrollar las actividades típicas de cajas de cajeros (cajas de cobranza).
• Al entrar a la caja, al pie de la misma hay una serie de botones para realizar distintas actividades. Uno es el botón "listado". Normalmente (según la política de la empresa) un cajero puede emitir tantas veces ese listado como desee (por pantalla). Ese listado incluso al cierre de caja va a utilizarse como "planilla de caja", pero mientras tanto es una herramienta para conocer el estado de la caja. Más allá de los datos que pueda mostrar, hay dos partes para destacar:
  • Una es el título, donde muestra el id de caja, el nombre del cajero, la fecha de apertura (y cierre si está cerrada).
  • Otra parte es la planilla con los "Totales por medio de pago": esa planilla es la que permite el arqueo o control de la caja, ya que muestra de manera consolidada columnas con (por tipo de pago) el saldo inicial, los movimientos ocurridos, las rendiciones hechas a tesorería (no hay que esperar a cerrar la caja para rendir valores a tesorería) y el saldo final.
• En la planilla de "totales por medio de pago", la última columna con el saldo final muestra los montos por cada medio de pago que el cajero debería tener físicamente si en ese momento se hiciera un control de caja.
• Todo movimiento de caja, ya sea de ingreso o de egreso, debe ser realizado con una transacción en este módulo. Toda transacción genera un recibo. Así que cualquier novedad en una caja va a estar respaldada por un recibo con su id. Los recibos pueden imprimirse o no. De acuerdo a políticas de la empresa, puede haber situaciones en las cuales un recibo se imprime automáticamente al grabar la transacción de caja. Normalmente los recibos generados por cobranza de cuotas se imprimen automáticamente, mientras que los recibos generados por otros movimientos de caja (vales, anticipos, pagos, refuerzos, rendiciones, etc) no se imprimen automáticamente. De todos modos cualquier recibo puede imprimirse o reimprimirse. Para imprimir un recibo, es posible alguna de las siguientes acciones:
  • Clic en "imprimir último recibo".
  • Clic en "abrir último recibo" y luego, dentro de la ventana que se abre para mostrar el recibo, clic en "imprimir".
  • Clic en "listado" y al tener el listado de caja, clic en alguno de los id de recibo que se listan y dentro de la ventana que se abre para mostrar el recibo, clic en "imprimir".
• Toda transacción en caja (que finaliza en la generación de un recibo) consta de tres pasos:
  • 1) Indicar persona (física o jurídica) contra la cual realizar la transacción. Por ejemplo si hay que cobrar un cliente, se busca al cliente. El cliente se puede buscar tipeando el id de cliente, su número de documento / cuit o también se puede escribir su nombre.
  • 2) Indicar los conceptos relacionados al movimiento (por ejemplo, si hay que cobrar un cliente y con qué valores se está cobrando.
• Anulaciones: Para anular un movimiento de caja normalmente se puede generar otro de signo invertido. De todos modos un cajero (salvo políticas específicas de la empresa) puede eliminar o modificar un recibo siempre y cuando se cumplan las dos condiciones siguientes:
  • La caja a la cual pertenece el recibo continúa abierta.
  • El recibo no ha sido impreso.
• Rendiciones:
  • Antes de cerrar la caja o en el momento que se considere, el cajero puede armar una rendición a tesorería.
  • ...
  • Si la rendición se está haciendo inmediatamente antes de cerrar la caja, físicamente los valores rendidos se adjuntan al listado de caja.
    Si la rendición se está haciendo en otro momento, conviene imprimir el recibo y así los valores rendidos se adjuntan al recibo impreso.
• Transacciones típicas:
  • Egreso por vale a empleado: ...
  • Egreso por anticipo de cliente: ...
  • Depósito de valores en banco: ...

Cobranza de cuotas

• 1) Buscar al cliente por id o nro de doc o descripción. Botón Buscar: deuda vencida. Botón Toda la Deuda: toda la deuda.
• 2) Luego de buscar al cliente, se presenta toda la deuda vencida que tiene el mismo. Hay que indicar simultáneamente qué deudas se van a cancelar y con qué monto y con qué medios de pago.
• Tema punitorios (auditoría / capital / intereses).
• Caso especial de recibos en cero (compensar totalmente comprobantes y notas de crédito).
• Caso especial de recibos en negativo (devolver dinero).

Consejos para situaciones particulares

• Módulo de facturación:
  • Notas de crédito: indicar que lo preferible es enviar a cuenta corriente. Indicar que se puede duplicar de un comp. Indicar que se requiere de un permiso.
  • Cheque: a cuenta corriente primero.

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